Le CICC est doté de deux Organes permanents, à savoir le Conseil des Ministres et le Secrétariat Exécutif.
Le Conseil des Ministres
- Composition
Le Conseil des ministres est un organe permanent du CICC qui se compose des ministres en charge de l’Agriculture et de l’Industrie des différents Etats membres du CICC ou des représentants desdits ministres dûment mandatés.
- Rôle
Le Conseil des ministres est l’instance suprême de décision du CICC, chargé des missions suivantes :
- Adoption des textes nécessaires à l’application de la convention portant création du CICC, notamment son règlement intérieur, des actes relatifs à l’organisation et le fonctionnement du Secrétariat exécutif, du manuel de procédures …
- Détermination de la politique générale du CICC ;
- Désignation du Secrétaire exécutif du CICC et du contrôle de son action ;
- Recommandations aux pays membres de politiques appropriés permettant le développement de la filière cajou ou la résolution d’un problème ponctuel ;
- Evaluation de la demande d’adhésion de nouveaux membres ;
- Institution de tout organe jugé nécessaire en vue de réaliser les objectifs du CICC ;
- Approbation du budget de fonctionnement du CICC et du contrôle de son
- exécution par le Secrétariat Exécutif ;
- Examen et l’approbation des rapports et travaux de tout organe du CICC ;
- Conclusion des accords avec les partenaires stratégiques de la filière cajou.
- Sessions du Conseil des Ministres
Le Conseil des ministres se réunit en sessions ordinaires et sessions extraordinaires.
- Sessions ordinaires
Les sessions ordinaires du CICC se tiennent une (1) fois lors de réunions plénières, par rotation dans les pays membres, suivant l’ordre alphabétique, sauf décision contraire du Conseil. Cette décision pourra notamment intervenir lors des évènements majeurs du cajou, à l’instar du Salon International des Equipements et des Technologies de la Transformation de l’Anacarde (SIETTA) et/ou de rencontres annuelles.
En cas de force majeure ne permettant pas au pays retenu d’abriter une session ordinaire du Conseil, ladite session se tient par ordre de priorité dans le pays siège du CICC ou tout pays membre volontaire et pouvant abriter la session du Conseil. L’ordre de rotation alphabétique reprend son cours par la suite.
- Sessions extraordinaires
Des sessions extraordinaires peuvent être convoquées à tout moment à la demande d’un pays membre, à condition qu’elles soient approuvées par la majorité absolue des pays membres. La session extraordinaire se tient dans le pays l’ayant sollicité et les coûts y afférant sont supportés par ledit pays.
- Organisation du Conseil des ministres
L’organisation du Conseil des ministres intègre un Président et un vice-président.
- Présidence du Conseil des Ministres
La présidence du Conseil des ministres revient au ministre du pays qui accueille une session ordinaire du Conseil sauf décision contraire du Conseil. Ce ministre assume la fonction de président jusqu’à la prochaine session ordinaire du Conseil. Durant l’exercice de sa fonction, le Président est compétent pour convoquer et présider les sessions ordinaires et les sessions extraordinaires du Conseil.
- Vice-présidence du Conseil des Ministres
La vice-présidence revient au pays qui accueillera la prochaine session ordinaire du Conseil.
- Intérim de la présidence et de la vice-présidence
En cas d’empêchement du Président, l’intérim est assuré par le vice-président, qui conserve les prérogatives accordées au Président. En cas d’empêchement du pays assurant la présidence et de celui assurant la vice-présidence, l’intérim est assuré par le pays siège du CICC, sauf décision contraire du Conseil des ministres.
- Convocations et préparation des sessions
Les convocations aux sessions ordinaires et extraordinaires se font de manière expresse. Au nom du Président du Conseil, le Secrétaire exécutif adresse à chaque personne désignée par les états membres, une notification écrite de la date des sessions du Conseil en même temps que l'ordre du jour, dans un délai maximum de deux (2) mois avant la tenue de la session. Les documents nécessaires aux débats relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour sont aussi transmis dans ce cadre.
- Quorum
Un quorum correspondant à 2/3 des pays membres est requis pour toute réunion du Conseil des ministres.
- Ordre du jour
L’ordre du jour est provisoirement établi par le Secrétariat exécutif sur instruction du Président du Conseil des Ministres dans un délai maximum de deux (2) mois avant la tenue de la session concernée. Au début de chaque session plénière, le Conseil des ministres adopte après débats, l’ordre du jour définitif de la session. Une question peut être ajoutée à l'ordre du jour pendant une réunion à moins qu’une majorité absolue de Membres présents ne s'y oppose. Toutefois, toute décision prise sur cette question doit recueillir l'unanimité pour être adoptée lors de cette réunion.
- Participation aux sessions
La participation des Etats membres aux différentes sessions est subordonnée au paiement régulier et exhaustif des cotisations. Les membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation ne participent pas en principe aux sessions du Conseil des ministres, sauf dérogation faite par approbation des membres du Conseil à la majorité absolue des membres. Dans ce contexte, les Etats membres ne bénéficient pas de voix délibératives.
Tout membre de droit qui cumule au moins trois (3) années de cotisations impayées se verra adresser une notification à l’effet de ne plus prendre part aux sessions du Conseil des ministres sauf en qualité de membre observateur. La participation des observateurs est subordonnée à l’approbation du Conseil des ministres. Les états membres sont représentés aux sessions par les ministres en charge du cajou ou par tout représentant désigné dûment mandaté. Un représentant ne peut pas représenter plus d’un état membre.
- Tenue des sessions
Le président du Conseil des ministres préside les sessions plénières. Il est aidé dans sa mission par le Secrétaire exécutif officiant comme secrétaire de séance sauf décision contraire du Conseil des ministres. Le président du Conseil des ministres ou le cas échéant, le vice-président du Conseil des ministres, officiant en tant que président du Conseil, vérifie que le quorum est atteint, prononce l'ouverture et la clôture de chaque session, dirige les débats, assure l'application des procédures institutionnelles, donne la parole, règle les délibérations, et veille au maintien de l'ordre et de la discipline au cours des séances. La participation aux sessions des Etats membres est formalisée par l’émargement des représentants sur des feuilles de présence.
- Prise de parole et langues
La prise de parole au cours de sessions du Conseil des ministres ou des rencontres internationales se fait dans une des langues officielles du CICC, notamment le français, l’anglais ou le portugais. Eventuellement, la mise en œuvre de services d’interprétation peut être décidée et intégrée dans le budget du CICC, approuvé par le Conseil des ministres. Tout membre dont le représentant entend prendre la parole dans une langue autre que l’une des langues de travail du CICC ou dans une langue nécessitant des services d’interprétation non pris en compte dans le budget approuvé, assure à ses frais lesdits services d’interprétation. Nul ne peut prendre la parole sans avoir préalablement obtenu l’autorisation du président. Le Président peut rappeler un orateur à l'ordre si ses remarques ne se rapportent pas au point en discussion et il peut ordonner que ces dernières soient omises du procès-verbal de la session. Il peut, au cours des débats, proposer au Conseil la limitation du temps de parole et la limitation du nombre d'interventions de chaque représentant. Lorsque les débats sont ainsi limités et qu'un représentant dépasse le temps qui lui est alloué, le Président le rappelle à l'ordre. Un représentant peut à tout moment demander la clôture du débat sur le point en discussion, même si d'autres représentants ont manifesté le désir de prendre la parole. L'autorisation de prendre la parole au sujet de la clôture du débat n'est accordée qu'à deux orateurs opposés à la clôture, après quoi la motion est immédiatement mise aux voix.
- Suspension ou ajournement de session
Au cours de la discussion d'une question, un représentant peut demander la suspension ou l'ajournement de la session. Les motions en ce sens ne sont pas discutées, mais sont immédiatement mises aux voix.
- Décisions du Conseil des ministres
Le Conseil des ministres s'efforce de prendre ses décisions à l'unanimité de ses membres. Cependant, si un consensus n’est pas obtenu et qu’un vote est nécessaire, les décisions seront prises par voie de vote à la majorité absolue des pays membres présents à la session concernée sauf disposition spéciale contraire. Le vote se fait à main levée à moins qu’une majorité absolue de membres présents et votants ne demandent un scrutin secret. Chaque membre n’a droit qu’à une voix et les abstentions ne rentrent pas dans le scrutin.
- Nouvel examen d’une décision
Lorsqu'une décision a été prise par le Conseil, elle ne peut être examinée à nouveau que si le Conseil en décide ainsi au moins à la même majorité que celle qui était nécessaire pour l'adoption de la décision originale. En règle générale, une décision prise par le Conseil ne peut être examinée à nouveau le même jour. L'autorisation de prendre la parole sur une motion tendant à un nouvel examen n'est accordée qu'à l'auteur de la motion et, tout au plus, à deux représentants favorables et à deux représentants opposés à la motion, après quoi celle-ci est mise immédiatement aux voix.
- Communiqué final et procès-verbal
Un communiqué final ou un procès-verbal des délibérations est établi et lu à l’issue de chaque session du Conseil des ministres.
- Carence / intermède entre les sessions
Le Conseil des ministres peut désigner deux ou trois représentants d’États ou plénipotentiaires chargés de prendre des décisions normalement dévolues au Conseil des ministres en cas de carence de ce dernier ou entre deux sessions plénières. Les décisions sus-évoquées pourront toujours être revues et amendées par le Conseil des ministres à sa plus proche séance plénière.
