TERMES DE RÉFÉRENCE (TDR) POUR LA SÉLECTION D’UN PRESTATAIRE POUR LA MISE EN ŒUVRE D’UNE PLATEFORME DE GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS ET D’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE POUR LE COMPTE DU CONSEIL INTERNATIONAL CONSULTATIF DU CAJOU

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Conseil International Consultatif du Cajou (CICC) est une organisation intergouvernementale de promotion des chaînes de valeur du cajou à travers la coordination des politiques et la coopération entre les États membres.

L’Organisation compte actuellement douze (12) États membres, à savoir le Bénin, le Burkina Faso, le Cameroun, la Côte d’Ivoire, le Ghana, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Mali, le Mozambique, le Nigeria, le Sénégal et le Togo.

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet RSA-CICC N° 5200000411 « Soutenir et renforcer les activités du Conseil International Consultatif du Cajou », financé par la GIZ, le CICC souhaite renforcer la gestion, la conservation et la sécurisation de son patrimoine documentaire.

Le CICC souhaite mettre en place une plateforme de Gestion Électronique des Documents (GED) et d’archivage numérique afin de renforcer la conservation, la sécurité, l’accès et la valorisation de son patrimoine documentaire. Avant le démarrage des travaux, le volume documentaire à traiter devra être précisé (nombre de dossiers, pages, mètres linéaires, formats et supports concernés) afin de permettre une meilleure évaluation technique et financière des offres.

La mission nécessitera ainsi l’intervention d’un prestataire spécialisé capable d’accompagner le CICC depuis l’analyse et l’inventaire de l’existant jusqu’à la numérisation, l’indexation, l’intégration dans la plateforme GED, la formation des utilisateurs et la mise en place du dispositif de maintenance et de support.

2. OBJECTIFS DE LA MISSION

2.1 Objectif général

Mettre en place une solution GED fiable, sécurisée et évolutive intégrant la numérisation, l’indexation, l’OCR, la recherche plein texte, la gestion du cycle de vie documentaire, les mécanismes de sauvegarde, la reprise après sinistre et la formation des utilisateurs.

2.2 Objectifs spécifiques

La mission vise notamment à :

• Réaliser un audit documentaire.
  • Inventorier les archives.
  • Définir un plan de classement et un calendrier de conservation.
  • Numériser, indexer et intégrer les documents.
  • Déployer la plateforme GED.
  • Mettre en œuvre l’OCR et la recherche plein texte.
  • Assurer la sécurité des données et la traçabilité.
  • Former les utilisateurs et administrateurs.

3. NORMES ET REFERENTIELS

La solution devra s’inspirer des bonnes pratiques ISO 15489, ISO 30301, ISO 27001 et des principes OAIS applicables à l’archivage numérique.

3. PORTÉE ET DESCRIPTION DES PRESTATIONS ATTENDUES

Sous la supervision du CICC, le prestataire retenu devra assurer les prestations suivantes :

3.1 Audit documentaire et inventaire

Le prestataire devra :

• Analyser l’organisation actuelle des documents et archives du CICC ;
• Identifier les différentes catégories de documents ;
• Réaliser un inventaire des archives existantes ;
• Évaluer leur état, leur volume et leur niveau de classement ;
• Identifier les documents à numériser et leur niveau de priorité ;
• Proposer une organisation documentaire adaptée aux besoins du CICC.

3.2 Préparation et numérisation

Le prestataire devra :

• Préparer les documents avant numérisation ;
• Assurer leur classement préalable ;
• Procéder à la numérisation avec une qualité adaptée à l’archivage numérique ;
• Produire des fichiers dans des formats appropriés ;
• Assurer le contrôle qualité des documents numérisés ;
• Préserver l’intégrité et l’ordre des documents pendant toute l’opération.

3.3 Indexation et classement

Le prestataire devra proposer et mettre en œuvre un système d’indexation permettant notamment :

• L’identification des documents ;
• Leur classement selon un plan de classement validé ;
• La recherche par critères ou mots-clés ;
• L’association des métadonnées pertinentes aux documents ;
• La consultation rapide des documents numérisés.

Le plan de classement et les principaux critères d’indexation devront être validés par le CICC avant leur déploiement définitif.

3.4 Mise en place de la plateforme GED

Le prestataire devra :

• Fournir et/ou mettre en place la solution GED proposée ;
• Procéder à son installation et à son paramétrage ;
• Configurer les profils et droits d’accès des utilisateurs ;
• Intégrer les documents numérisés ;
• Mettre en place les fonctionnalités de recherche et de consultation ;
• Permettre la gestion du cycle de vie des documents selon les besoins validés par le CICC.

3.5 Formation et transfert de compétences

• Le prestataire devra former les utilisateurs désignés par le CICC sur :
• L’utilisation courante de la plateforme ;
• La recherche et la consultation des documents ;
• Le classement et l’indexation ;
• L’administration des utilisateurs et des droits, pour les administrateurs ;
• Les bonnes pratiques de gestion documentaire et de sécurité.

3.6 Maintenance et support

Le prestataire devra proposer un dispositif de support permettant au CICC de bénéficier d’une assistance technique après la mise en production de la plateforme.

L’offre devra préciser les modalités de support, les délais de prise en charge des incidents ainsi que les conditions de maintenance et d’assistance.

4.  EXIGENCES TECHNIQUES

La solution devra être accessible via navigateur web, permettre l’OCR, la recherche plein texte, la gestion des versions, l’export des données, les tableaux de bord, l’horodatage, les notifications automatiques, la gestion des droits et des workflows de validation. Le soumissionnaire précisera l’architecture proposée, la capacité de stockage, l’hébergement et les performances attendues.

5.  EXIGENCES DE SECURITE

Chiffrement des données en transit et au repos, authentification multi facteur, journalisation des accès, sauvegardes automatiques, PCA/PRA, définition du RTO et du RPO, mécanismes de restauration et audit des actions réalisées sur les documents.

6. GESTION DU CYCLE DE VIE DOCUMENTAIRE

Le prestataire élaborera un calendrier de conservation, les règles de versement, d’archivage intermédiaire, d’élimination et de conservation définitive des documents numériques

7. LIVRABLES ATTENDUS

Au terme de la mission, le prestataire devra notamment fournir :

Livrable 1 : Rapport d’audit documentaire

• Rapport d’analyse de l’existant ;
• Inventaire des archives ;
• Identification des besoins et contraintes ;
• Recommandations pour la gestion documentaire.

Livrable 2 : Plan de classement et système d’indexation

• Plan de classement validé ;
• Structure des catégories documentaires ;
• Critères d’indexation et métadonnées ;
• Règles de classement et de recherche.

Livrable 3 : Documents numérisés

• Documents numérisés conformément aux exigences de qualité convenues ;
• Fichiers classés et indexés ;
• Contrôle qualité des documents numérisés.

Livrable 4 : Plateforme GED opérationnelle

• Plateforme installée et configurée ;
• Comptes et profils utilisateurs paramétrés ;
• Documents numérisés intégrés ;
• Fonctionnalités de recherche, consultation et gestion documentaire opérationnelles.

Livrable 5 : Formation et documentation

• Sessions de formation des utilisateurs ;
• Supports de formation ;
• Guide d’utilisation et/ou d’administration ;
• Transfert de compétences aux utilisateurs désignés.

Livrable 6 : Rapport final

• Rapport de mise en œuvre ;
• État des documents numérisés et intégrés ;
• Politique documentaire ;
• Calendrier de conservation ;
• Difficultés rencontrées et solutions apportées ;
• Recommandations pour la maintenance et la pérennisation de la solution.

NB : Chaque livrable comportera des critères d’acceptation et des indicateurs de performance.

8. PROFIL ET QUALIFICATIONS DU PRESTATAIRE

Le prestataire devra remplir au minimum les conditions suivantes :

• Être une entreprise spécialisée dans la gestion électronique des documents, la numérisation et/ou l’archivage numérique ;
• Disposer d’au moins cinq (5) années d’expérience dans le domaine de la GED et de la numérisation ;
• Disposer d’une équipe pluridisciplinaire comprenant notamment, selon les besoins de la mission :

• • Un Développeur / Administrateur système ;
  • Un archiviste/documentaliste ;
• Disposer de capacités suffisantes pour assurer le support et la maintenance de la solution.

Les références devront, dans la mesure du possible, être accompagnées d’attestations de bonne exécution ou de coordonnées permettant leur vérification.

9. EXIGENCES TECHNIQUES ET SÉCURITAIRES

La solution proposée devra :

• Être accessible via un navigateur Web ;
• Être compatible avec les principaux systèmes d’exploitation ;
• Être évolutive et adaptable aux besoins futurs du CICC ;
• Disposer d’API permettant d’envisager des intégrations futures ;
• Permettre l’import et l’export des données ;
• Permettre la gestion des principaux formats documentaires, notamment PDF/A, Word, Excel, images, vidéos et courriels ;
• Permettre la recherche et la consultation rapide des documents ;
• Permettre la gestion des utilisateurs et des droits d’accès ;
• Assurer la traçabilité des opérations effectuées sur les documents.

Le prestataire devra également garantir :

• La confidentialité des données ;
• L’intégrité des documents ;
• La disponibilité du système ;
• La mise en place de mécanismes de sauvegarde automatique ;
• La possibilité de restauration des données ;
• Un dispositif de reprise après sinistre ;
• La sécurisation des accès à la plateforme.

Le soumissionnaire devra décrire dans son offre les mesures techniques proposées pour satisfaire à ces exigences.

10. DOSSSIER DE SOUMISSION

L’offre devra comprendre :

10.1 Offre administrative

L’offre administrative devra comporter :

• Le RCCM de l’Entreprise
• La Déclaration Fiscale d’existence
• L’attestation de Régularité Fiscale
• Le RIB

10.2 Offre technique

L’offre technique devra obligatoirement comprendre :

• Une lettre de manifestation d’intérêt adressée au Secrétariat Exécutif du CICC ;
• Une présentation générale de l’entreprise et de son expérience ;
• Une compréhension des enjeux et objectifs de la mission ;
• Une description de la solution GED proposée ;
• Une méthodologie détaillée d’exécution de la mission ;
• Un planning prévisionnel d’exécution ;
• Les références de prestations similaires ;
• Les CV des principaux experts mobilisés ;
• Les conditions de garantie et d’assistance ;

Les références similaires devront être accompagnées, lorsque disponibles, d’attestations de bonne exécution. À défaut, le soumissionnaire devra fournir pour chaque référence le nom du client, la nature de la prestation, la période d’exécution ainsi qu’un contact permettant sa vérification.

10.3 Offre financière

L’offre financière devra présenter une ventilation claire et détaillée des coûts présentée comme suit :

NB : Le cadre budgétaire ci-dessus est obligatoire. Tout prestataire qui fera une proposition hors de ce cadre verra son offre simplement rejetée

 11. MÉTHODOLOGIE D’ÉVALUATION DES OFFRES

L’évaluation des propositions sera effectuée sur la base de la qualité technique et financière des offres.

Les principaux critères d’évaluation seront notamment :

L’évaluation globale des propositions pourra être effectuée selon la pondération suivante :

• Score technique : 70 %
• Score financier : 30 %

Un seuil minimum de 60/100 à l’évaluation technique est requis avant l’ouverture des offres financières.

Le soumissionnaire ayant obtenu le meilleur score combiné pourra être recommandé pour l’attribution du marché, sous réserve du respect des exigences administratives citées au point 7.1 du présent TDR.

 12. PROPRIETE ET REVERSIBILITE DES DONNEES

L’ensemble des données, documents numérisés et métadonnées demeure la propriété exclusive du CICC. Le prestataire devra garantir la réversibilité intégrale de la solution et la restitution des données dans des formats ouverts.

13. Durée du Contrat

La durée du contrat est valable à compter de la date de sa signature jusqu’au 30 novembre 2026 et servira uniquement pour les activités du Grant N. 5200000411 PN 21.2199.4-506.00.

14. Lieu et durée d’exécution

Les prestations seront principalement réalisées au siège du CICC :

Plateau, Avenue Franchet d’Esperey, Immeuble Ollo, 1er étage, Pavillon B, Abidjan, Côte d’Ivoire.

La durée indicative d’exécution de la mission est de dix (10) semaines.

Le prestataire devra préciser dans son offre son calendrier détaillé d’intervention.

15. Dépôt des offres

Les offres complètes (Administrative, Technique et financière) regroupées en seul PDF doivent être envoyées au plus tard le 07 septembre 2026 à 12 heures 00 min par transmission électronique à l’adresse suivante : procurement@ciccashew.org avec pour objet : « Réponse à l’appel à candidature dans le cadre du recrutement d’un prestataire pour la mise en œuvre d’une plateforme de gestion électronique des documents et d’archivage numérique du projet RSA-CICC N. 5200000411 PN 21.2199.4-506.00 ».