TERMOS DE REFERÊNCIA (TOR) PARA A SELEÇÃO DE UM FORNECEDOR PARA A IMPLEMENTAÇÃO DE UMA PLATAFORMA ELETRÓNICA DE GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVAMENTO DIGITAL EM NOME DO CONSELHO CONSULTIVO INTERNACIONAL DO CAJU
CONTEXTO E FUNDAMENTAÇÃO
O Conselho Internacional Consultivo do Caju (CICC) é uma organização intergovernamental que promove as cadeias de valor do caju através da coordenação de políticas e cooperação entre os Estados-membros.
Atualmente, a Organização conta com doze (12) Estados-Membros, nomeadamente Benim, Burkina Faso, Camarões, Costa do Marfim, Gana, Guiné, Guiné-Bissau, Mali, Moçambique, Nigéria, Senegal e Togo.
No âmbito da implementação do projeto RSA-CICC Nº 5200000411 “Apoiar e fortalecer as atividades do Conselho Consultivo Internacional do Caju”, financiado pela GIZ, o CICC deseja reforçar a gestão, conservação e segurança do seu património documental.
O CICC pretende criar uma plataforma de Gestão Eletrónica de Documentos (EDM) e arquivamento digital para reforçar a conservação, segurança, acesso e valorização do seu património documental. Antes do início do trabalho, deve ser especificado o volume de documentos a processar (número de ficheiros, páginas, metros lineares, formatos e suportes respetivos) para permitir uma melhor avaliação técnica e financeira dos concursos.
A missão exigirá, portanto, a intervenção de um prestador de serviços especializado capaz de apoiar o CICC desde a análise e inventário do existente até à digitalização, indexação, integração na plataforma EDM, formação de utilizadores e implementação do sistema de manutenção e suporte.
- OBJETIVOS DA MISSÃO
2.1 Objetivo Geral
Implementar uma solução DMS fiável, segura e escalável que integre digitalização, indexação, OCR, pesquisa em texto completo, gestão do ciclo de vida do documento, mecanismos de backup, recuperação de desastres e formação de utilizadores.
2.2 Objetivos específicos
A missão visa em particular:
- Realizar uma auditoria documental.
- Inventariar os arquivos.
- Definir um plano de classificação e um calendário de conservação.
- Digitalizar, indexar e integrar documentos.
- Implantar a plataforma EDM.
- Implementar OCR e pesquisa em texto completo. • Garantir a segurança e rastreabilidade dos dados.
- Formar utilizadores e administradores.
- NORMAS E NORMAS
A solução terá de ser inspirada nas melhores práticas da ISO 15489, ISO 30301, ISO 27001 e nos princípios da OAIS aplicáveis ao arquivamento digital.
- ÂMBITO E DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS ESPERADOS
Sob a supervisão do CICC, o prestador de serviços selecionado terá de prestar os seguintes serviços:
3.1 Auditoria de documentos e inventário
O fornecedor de serviços deve:
- Analisar a organização atual dos documentos e arquivos do CICC;
- Identificar as diferentes categorias de documentos;
- Realizar um inventário dos arquivos existentes;
- Avaliar a sua condição, volume e nível de classificação;
- Identificar os documentos a digitalizar e o seu nível de prioridade;
- Propôs uma organização documental adaptada às necessidades do CICC.
3.2 Preparação e Digitalização
O fornecedor de serviços deve:
- Prepara os documentos antes de digitalizar;
- Garantir a sua classificação prévia;
- Digitalizar com uma qualidade adequada para arquivamento digital;
- Produzir ficheiros em formatos apropriados;
- Garantir o controlo de qualidade dos documentos digitalizados;
- Manter a integridade e a ordem dos documentos ao longo de toda a operação.
3.3 Indexação e Classificação
O prestador de serviços terá de propor e implementar um sistema de indexação que permita, em particular:
- Identificação de documentos;
- A sua classificação segundo um plano de classificação validado;
- Pesquise por critérios ou palavras-chave;
- Associar metadados relevantes a documentos;
- Consulta rápida dos documentos digitalizados.
O plano de classificação e os principais critérios de indexação terão de ser validados pelo CICC antes da sua implementação final.
3.4 Implementação da plataforma EDM
O fornecedor de serviços deve:
- Fornecer e/ou implementar a solução proposta de EDM;
- Instala e configura;
- Configurar perfis de utilizador e direitos de acesso;
- Integrar documentos digitalizados;
- Implementar funcionalidades de pesquisa e consulta;
- Permitir a gestão do ciclo de vida dos documentos de acordo com as necessidades validadas pelo CICC.
3.5 Formação e Transferência de Competências
- O fornecedor de serviços terá de formar os utilizadores designados pelo CICC em:
- Utilização rotineira da plataforma;
- Investigação e consulta de documentos;
- Classificação e indexação;
- administração de utilizadores e direitos, para administradores;
- Boas práticas de gestão documental e segurança.
3.6 Manutenção e Apoio
O prestador de serviços terá de oferecer um sistema de apoio que permita ao CICC beneficiar de assistência técnica após a entrada em produção da plataforma.
A oferta deve especificar os termos de apoio, os prazos para o tratamento de incidentes, bem como as condições de manutenção e assistência.
4. REQUISITOS TÉCNICOS
A solução terá de ser acessível através de navegador web, permitir OCR, pesquisa em texto completo, gestão de versões, exportação de dados, painéis de controlo, carimbo temporal, notificações automáticas, gestão de direitos e fluxos de trabalho de validação. O licitante irá especificar a arquitetura proposta, capacidade de armazenamento, alojamento e desempenho esperado.
5. REQUISITOS DE SEGURANÇA
Encriptação de dados em trânsito e em repouso, autenticação multifator, registo de acessos, backups automáticos, BCP/DRP, definição de RTO e RPO, mecanismos de restauro e auditoria das ações realizadas em documentos.
6. GESTÃO DO CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
O prestador de serviços elaborará um calendário de retenção, as regras para depósito, arquivamento intermédio, eliminação e armazenamento permanente de documentos digitais
- ENTREGÁVEIS ESPERADOS
No final da missão, o prestador de serviços deve fornecer:
Entregável 1: Relatório de auditoria documental
- Relatório de análise da situação existente;
- Inventário dos arquivos;
- Identificação de necessidades e restrições;
- Recomendações para gestão documental.
Entregável 2: Plano de arquivamento e sistema de indexação
- Plano de classificação validado;
- Estrutura das categorias documentais;
- Critérios de indexação e metadados;
- Regras para classificação e pesquisa.
Entregue 3: Documentos digitalizados
- Documentos digitalizados de acordo com os requisitos de qualidade acordados;
- Ficheiros classificados e indexados;
- Controlo de qualidade dos documentos digitalizados.
Entregável 4: Plataforma operacional EDM
- Plataforma instalada e configurada;
- Contas e perfis de utilizador configurados;
- Documentos digitalizados incorporados;
- Funcionalidades de pesquisa operacional, consulta e gestão documental.
Entregável 5: Formação e documentação
- Sessões de formação de utilizadores;
- Materiais de formação;
- Guia de utilizador e/ou administração;
- Transferência de competências para utilizadores designados.
Entregue 6: Relatório Final
- Relatório de implementação;
- Estado dos documentos digitalizados e integrados;
- Política documental;
- Calendário de retenção;
- Dificuldades encontradas e soluções fornecidas;
- Recomendações para a manutenção e sustentabilidade da solução.
Nota: Cada entregável incluirá critérios de aceitação e indicadores de desempenho.
- PERFIL E QUALIFICAÇÕES DO PRESTADOR
O prestador de serviços deve cumprir pelo menos as seguintes condições:
- Ser uma empresa especializada em gestão eletrónica de documentos, digitalização e/ou arquivamento digital;
- Ter pelo menos cinco (5) anos de experiência na área da EDM e digitalização;
- Ter uma equipa multidisciplinar que inclua, dependendo das necessidades da missão:
- Um programador/administrador de sistemas;
- Arquivista/documentalista;
- Ter capacidade suficiente para apoiar e manter a solução.
As referências devem, na medida do possível, ser acompanhadas de certificados de bom desempenho ou dados de contacto que permitam a sua verificação.
- REQUISITOS TÉCNICOS E DE SEGURANÇA
A solução proposta deve:
- Estar acessível através de um navegador web;
- Ser compatível com os principais sistemas operativos;
- Ser escalável e adaptável às necessidades futuras do CICC;
- Ter APIs para considerar futuras integrações;
- Permitir a importação e exportação de dados;
- Permitir a gestão dos principais formatos de documentos, incluindo PDF/A, Word, Excel, imagens, vídeos e emails;
- Para permitir a pesquisa e consulta rápida de documentos;
- Permitir a gestão dos utilizadores e direitos de acesso;
- Garantir a rastreabilidade das operações realizadas nos documentos.
O prestador de serviços deve também garantir:
- confidencialidade dos dados;
- Integridade do documento;
- Disponibilidade do sistema;
- A implementação de mecanismos automáticos de backup;
- A possibilidade de restaurar dados;
- Um sistema de recuperação de desastres;
- Garantir o acesso à plataforma.
O concorrente terá de descrever no seu concurso as medidas técnicas propostas para cumprir esses requisitos.
- REGISTO DE SUBMISSÕES
A oferta deve incluir:
10.1 Oferta Administrativa
A oferta administrativa deve incluir:
- O RCCM da Companhia
- A Declaração Fiscal de Existência
- O certificado de regularidade fiscal
- O RIB
10.2 Oferta técnica
A oferta técnica deve incluir:
- Uma carta de expressão de interesse dirigida ao Secretariado Executivo da CICC;
- Uma apresentação geral da empresa e da sua experiência;
- Compreender os desafios e objetivos da missão;
- Uma descrição da solução proposta de EDM;
- Uma metodologia detalhada para a execução da missão;
- Um calendário provisório de execuções;
- Referências para serviços semelhantes;
- Os CVs dos principais especialistas envolvidos;
- Garantia e condições de suporte;
Referências semelhantes devem ser acompanhadas, quando disponível, de certificados de bom desempenho. Caso contrário, o concorrente deve fornecer para cada referência o nome do cliente, a natureza do serviço, o período de execução e um contacto que permita a sua verificação.
10.3 Oferta financeira
A oferta financeira deve apresentar uma divisão clara e detalhada dos custos apresentada da seguinte forma:
Não. | Serviços | Número de homens/dias | Custo unitário por homem / dia | Montante |
1 | Desenvolvedor / Administrador de Sistema | 10 | Ser informado | Ser informado |
2 | Arquivista/Documentalista | 5 | Ser informado | Ser informado |
7 | Manutenção da plataforma EDM | 5 | Ser informado | Ser informado |
6 | Hospedagem da plataforma EDM | Plano mensal | Ser informado | Ser informado |
9 | Total | 20 | Ser informado | Ser informado |
Nota: O quadro orçamental acima referido é obrigatório. Qualquer prestador de serviços que faça uma proposta fora deste quadro verá simplesmente a sua oferta rejeitada
- METODOLOGIA PARA AVALIAÇÃO DE CONCURSOS
A avaliação das propostas será realizada com base na qualidade técnica e financeira dos concursos.
Os principais critérios de avaliação incluirão:
Critérios | Ponderação |
Experiência geral do empreiteiro e compreensão da tarefa | 20 pontos |
Qualidade e relevância da solução de MDE proposta | 25 pontos |
Metodologia e cronograma de execução | 25 pontos |
Referências semelhantes e qualificações da equipa | 20 pontos |
Termos de Garantia e Suporte | 10 pontos |
TÉCNICA TOTAL | 100 pontos |
A avaliação global das propostas pode ser realizada de acordo com a seguinte ponderação:
- Técnica de pontuação: 70 %
- Pontuação financeira: 30%
É exigido um limiar mínimo de 60/100 na avaliação técnica antes da abertura das ofertas financeiras.
O concorrente com a pontuação combinada mais elevada pode ser recomendado para a adjudicação do contrato, sujeito ao cumprimento dos requisitos administrativos referidos na secção 7.1 deste ToR.
- PROPRIEDADE DOS DADOS E REVERSIBILIDADE
Todos os dados, documentos digitalizados e metadados continuam a ser propriedade exclusiva do CICC. O prestador de serviços terá de garantir a total reversibilidade da solução e a restituição dos dados em formatos abertos.
- DURAÇÃO DO ACORDO
A duração do contrato é válida desde a data da assinatura até 30 de novembro de 2026 e será utilizada apenas para as atividades da Subvenção N. 5200000411 PN 21.2199.4-506.00.
- LOCAL E DURAÇÃO DA EXECUÇÃO
Os serviços serão principalmente prestados na sede do CICC:
Planalto, Avenue Franchet d’Esperey, Immeuble Ollo, 1.º andar, Pavilhão B, Abidjan, Costa do Marfim.
A duração indicativa da missão é de dez (10) semanas.
O prestador de serviços deve especificar na sua oferta o seu calendário detalhado de intervenções.
15. SUBMISSÃO DE PROPOSTAS
As ofertas completas (Administrativas, Técnicas e Financeiras) agrupadas num único PDF devem ser enviadas até, no máximo, a 7 de setembro de 2026, às 12:00, por transmissão eletrónica para o seguinte endereço: procurement@ciccashew.org com o assunto: “Resposta ao convite de candidaturas no âmbito do recrutamento de um prestador de serviços para a implementação de uma plataforma eletrónica de gestão documental e arquivamento digital para o projeto RSA-CICC n. 5200000411 PN 21. 2199.4-506.00 ».
