Termes de référence pour la Sélection d’une agence de voyages en vue de la conclusion d’un contrat-cadre pour l’achat de billets d’avion.

1.      Contexte    

Le Conseil International Consultatif du Cajou (CICC) est une organisation intergouvernementale de promotion des chaînes de valeur du cajou à travers la coordination des politiques et la coopération entre les Etats membres.  L’Organisation compte aujourd’hui douze Etats membres, à savoir le Bénin, le Burkina Faso, le Cameroun, la Côte d’Ivoire, le Ghana, la Guinée, la Guinée Bissau, le Mali, le Mozambique, le Nigeria, le Sénégal et le Togo.

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités relatives au projet RSA-CICC N. 81318784 PN 21.2199.4-506.00 (commissions techniques du CICC en 2025 et 2026, webinaires scientifiques et politiques sur les acquis et progrès dans le secteur de cajou, Conférence internationale sur les recherches & développement du cajou, 8e Conseil des Ministres du CICC en Guinée Bissau et les discussions du groupe de travail de ses partenaires, etc …), l’organisation réalise régulièrement des missions nécessitant l’achat de billets d’avion, la gestion des réservations, l’organisation de déplacements.
Afin donc d’assurer la conformité aux procédures de passation des marchés, garantir la qualité du service et optimiser les coûts, il est envisagé de recruter une agence de voyage à travers une procédure concurrentielle aboutissant à un contrat-cadre étendu sur toute la période du Grant..

Ce contrat-cadre permettra de travailler avec un prestataire unique pour l’ensemble des besoins en services de voyage durant la période convenue.

2.      Objectif du marché

Sélectionner une agence de voyage capable d’offrir des services professionnels, fiables et compétitifs afin d’assurer la réservation, l’émission et la gestion optimale des billets d’avion pour couvrir tous les besoins en matière de déplacements nationaux et internationaux dans la période couverte par le contrat.

Plus spécifiquement :

• Garantir la disponibilité et la réactivité du service 24/24 et 7j/7 ;
• Assurer la transparence dans la fixation des prix et la gestion des billets ;
• Réduire les coûts de déplacement grâce à une optimisation des itinéraires.

3.      Portée et description des prestations attendues

L’agence retenue devra fournir les services suivants :

3.1. Réservation et émission des billets

• Fourniture de billets d’avion internationaux et domestiques ;
• Propositions d’au moins trois (03) itinéraires comparatifs (coût, durée, compagnie) ;
• Possibilité de pré-réservation sans payement venant du CICC ;
• Gestion des modifications de billets et remboursements sans grande incidence financière ;
• Capacité à prendre les mesures idoines afin d’éviter au maximum les annulations des billets réservés venant de la compagnie.

3.2 Assistance générale

• Assistance 24h/24 et 7j/7
• Conseils et informations sur les visas, assurances voyage, exigences sanitaires
• Gestion proactive des situations d’urgence : réacheminements, annulations, changements rapides jusqu’à 72h avant les vols.

3.3 Gestion administrative

• Emission des factures détaillées et conformes aux normes nationales ;
• Respect des délais de facturation ;
• Production périodique d’états récapitulatifs des services fournis ;
• Mise à disposition d’un focal point dédier.
• Avoir la preuve d’une grande capacité de préfinancement
• Avoir la preuve d’une grande capacité de préfinancement.

4.      Documents à fournir par le soumissionnaire

4.1 Offre administrative

• Copie simple du registre de commerce prouvant l’appartenance au domaine d’activité ;
• Copie simple de la déclaration fiscale ;
• Attestation de Régularité Fiscale (ARF) ;
• Relevé d’Identité Bancaire.

4.2 Offre technique

• Présentation de l’agence (description de la stratégie de collaboration avec le CICC, démarche de gestion des demandes et innovations proposées) ;
• Expérience générale ;
• Expériences spécifiques (dans la gestion d’un contrat similaire) ;
• Attestation de bonne exécution (pour les contrats similaires serait un atout) ;
• Organisation interne et équipe dédiée ;
• Disponibilité (heures d’ouverture, service d’urgence 24/7, hotline, etc.).

4.3 Offre financière

• Barème de commissions ou frais de service par type de billet (Billet domestique ; Billet international ; Billet classe économique).
• Politique tarifaire ;
• Propositions de réduction ou remises institutionnelles ;
• Durée de validité des tarifs proposés dans l’offre

5.      Méthodologie d’évaluation des offres

L’évaluation se fera en deux phases : technique et financière.

Score technique (70%) + Score financier (30%)

L’agence ayant le score total le plus élevé sera recommandée pour le contrat-cadre.

6.      Durée du contrat-cadre

La durée du contrat est valable à compter de la date de sa signature jusqu’au 31 Décembre 2026 et servira uniquement pour les activités du Grant N. 81318784 PN 21.2199.4-506.00.

7.      Livrables attendus

• Billets délivrés selon les délais convenus ;
• Justificatifs conformes (billets, factures, reçus) ;
• Reporting trimestriel des services rendus ;
• Assistance continue et permanente.

8.      Dépôt des offres

Les offres complètes (administrative, technique et financière) regroupé en seul PDF doivent être envoyées au plus tard le 21 novembre 2025 à 12 heures 00 min, sous plis fermés ou par transmission électronique à l’adresse suivante : admin@ciccashew.org avec pour objet : « Réponse à l’appel à candidature pour la contractualisation d’une agence de voyage dans le cadre de l’achat de billets d’avion pour les activités du projet RSA-CICC N. 81318784 PN 21.2199.4-506.00 ».