Termes de référence pour le recrutement d’un cabinet d’interprétation multilingue pour les discutions périodiques pour la Série de Webinaires et les activités du Conseil International Consultatif du Cajou (CICC)

1.      Contexte    

Le Conseil International Consultatif du Cajou (CICC) est une organisation intergouvernementale de promotion des chaînes de valeur du cajou à travers la coordination des politiques et la coopération entre les Etats membres. L’organisation compte aujourd’hui douze Etats membres, à savoir le Bénin, le Burkina Faso, le Cameroun, la Côte d’Ivoire, le Ghana, la Guinée, la Guinée Bissau, le Mali, le Mozambique, Le Nigeria, le Sénégal et le Togo.

Dans le cadre de la mise en œuvre du Projet RSA-CICC N.81318784 PN. 21.2199.4-506.00 (Soutenir et renforcer les activités du Conseil International Consultatif du Cajou-CICC) financé par la GIZ, l’institution envisage d’utiliser une partie du financement afin de contractualiser avec un service de traduction pour la mise en œuvre des activités mentionnées dans le rapport narratif du projet, notamment:

• Les séries de webinaires scientifiques et politiques ;
• Toutes autres activités du CICC nécessitant un service d’interprétation simultanée, telles que les ateliers, réunions, conférences et sessions de travail.

Ces prestations visent à garantir une communication multilingue fluide et efficace, entre le français, l’anglais et le portugais.

2.      Objectif du marché

L’objectif de ce TDR est de sélectionner un Cabinet d’Interprétation qualifié capable de :

• Fournir des services d’interprétation simultanée de haute qualité pour la série de webinaires du CICC, en utilisant des plateformes d’interprétation à distance appropriées.

• Fournir des services similaires pour les autres activités du CICC nécessitant ce service ;
• Assurer la coordination et la préparation technique pour chaque activité ;
• Fournir des transcriptions ou résumés traduits si nécessaire.

De manière spécifique, le cabinet devra assurer la traduction simultanée entre le français, l’anglais et le portugais pour environ 13 webinaires prévus et pour toutes les autres activités planifiées du CICC nécessitant ce service.

3.      Portée et description des prestations attendues

À cet effet, le prestataire retenu devra assurer les tâches suivantes :

• Mettre à disposition des interprètes professionnels hautement qualifiés, maîtrisant parfaitement l’anglais, le français et le portugais ;
• Garantir l’exactitude, la fluidité et la clarté des interprétations, tout en respectant les nuances, le ton et l’intégrité des messages des intervenants ;

• Disposer d’un vocabulaire étendu et d’une excellente maîtrise de la terminologie technique, notamment dans le domaine agricole et du cajou ;
• Démontrer une sensibilité culturelle et la capacité à adapter les messages aux contextes linguistiques et régionaux des participants ;
• Disposer de matériels et d’outils techniques adéquats (casques, microphones, connexion stable, logiciels d’interprétation en ligne, etc.) garantissant une qualité audio optimale ;
• Organiser, avant chaque session, une séance de test technique avec les présentateurs et modérateurs pour valider les aspects techniques et linguistiques ;
• Participer aux séances préparatoires et de coordination avec l’équipe du CICC afin d’assurer une compréhension préalable des contenus et supports à traduire ;
• Être présent et opérationnel au moins une heure avant chaque webinaire pour les vérifications finales ;
• Assurer une interprétation en temps réel durant toute la durée des services ;
• Fournir, après chaque session, si nécessaire, des transcriptions traduites, résumés multilingues ou rapports de suivi sur le déroulement de la prestation ;
• Respecter strictement les règles de confidentialité, d’éthique et de neutralité professionnelle tout au long du contrat.

Ces exigences s’appliquent aux webinaires et aux activités du CICC énumérés.

4.      Documents à fournir par le soumissionnaire

4.1 Offre administrative

• Copie simple du registre de commerce prouvant l’appartenance au domaine d’activité ;
• Copie simple de la déclaration fiscale ;
• Attestation de Régularité Fiscale (ARF) ;
• Relevé d’Identité Bancaire.

4.2 Offre technique

• Présentation du cabinet (Expérience générale ; description de la méthodologie et de l’approche technique relative à la prestation) ;
• Expériences spécifiques (dans la gestion d’un contrat similaire) avec attestation de bonne exécution à l’appui ;
• Organisation interne et équipe dédiée avec CV à l’appui ;
• Copie des certifications professionnelles des interprètes ;
• Disponibilité (heures d’ouverture, service d’urgence 24/7, etc.).

4.3 Offre financière

4.3.1 Offre financière pour Activités en Présentiel

      L’offre financière doit présenter une ventilation par service listée et indiquer les couts unitaires retenus.

IMPORTANT :  Étant donné que le nombre de participants aux prochains événements du Conseil International Consultatif du Cajou (CICC) n’est pas encore précisément estimé, il est vivement recommandé de baser votre offre financière sur 10 participants pour les services de « système d’interprétation simultanée » et « système de discussion ». Cette approche permettra une comparaison équitable des offres et le cabinet retenu ajustera ensuite ses tarifs en fonction du nombre réel de participants annoncés pour chaque activité.

• Offre financière pour webinaires en ligne

IMPORTANT : En conformité avec les spécifications techniques visées ci-haut, nous vous prions de bien vouloir nous faire parvenir votre proposition financière par webinaire selon la catégorisation suivante :

 5. Méthodologie d’évaluation des offres

L’évaluation se fera en deux phases : technique et financière.

Score technique (70%) + Score financier (30%)

6. Durée du contrat-cadre

La durée du contrat est valable à compter de la date de sa signature jusqu’au 31 Décembre 2026 et servira uniquement pour les activités du Grant N. 81318784 PN 21.2199.4-506.00.

7. Livrables attendus

Le cabinet de traduction devra produire :

• Les services d’interprétation simultanée pour chaque webinaire ;

• Un rapport de fin de session indiquant la langue utilisée, les interprètes mobilisés et les observations techniques ;
• Le cas échéant, les transcriptions ou résumés traduits des discussions principales.

8. Dépôt des offres

Les offres complètes (administrative, technique et financière) regroupé en seul PDF doivent être envoyées au plus tard le 24 novembre 2025 à 12 heures 00 min, sous plis fermés ou par transmission électronique à l’adresse suivante : admin@ciccashew.org avec pour objet : « Réponse à l’appel à candidature dans le cadre du recrutement d’un cabinet d’interprétation multilingue dans le cadre du projet RSA-CICC N. 81318784 PN 21.2199.4-506.00 ».