Le manuel de procédures du CICC
Ce manuel formalise les principales procédures de gestion administratives, financières et comptables qui devraient régir le fonctionnement du Conseil International Consultatif du Cajou (CICC). Il intègre également des procédures spécifiques relatives aux processus institutionnels, de passation des marchés (acquisition), de planification et suivi-évaluation des activités, d’établissement des rapports d’activités ainsi que d’audit interne et révision. Il représente un référentiel à usage commun pour tous les acteurs concernés, qui se fonde sur les directives et normes internationales en matière de gouvernance et de gestion, telles qu’appliquées au sein des Institutions internationales tout se fondant sur le dispositif institutionnel du CICC consacré par la convention portant création du CICC.
Ce manuel a pour objectifs de :
- Fournir aux différents acteurs concernés du CICC, un cadre formel leur permettant d’exercer leurs responsabilités et réaliser les activités de manière adéquate.
- Favoriser l’harmonisation des modes d’exécution des tâches permettant d’exclure les disparités dans la manière de traiter les opérations.
- Contribuer à garantir l’existence d’un dispositif de contrôle interne approprié, notamment l’efficacité et l’efficience des opérations, la sauvegarde des opérations, le respect des lois et règlements ainsi que la fiabilité du reporting financier et opérationnel.
- Fournir un support aux nouvelles recrues et intervenants extérieurs en vue de leur appropriation rapide des procédures mises en œuvre.
- Faciliter l’évaluation du dispositif de contrôle interne mis en œuvre au sein du CICC.
Il est conjointement utilisé avec les autres documents, notamment le statut du personnel, le règlement intérieur, de manière à renforcer la capacité de l’Institution à disposer d’un système de contrôle interne adéquat.
Les différentes procédures faisant l’objet de description dans le présent manuel sont les suivantes :
- Les procédures institutionnelles.
- Les procédures de passation des marchés (acquisition).
- Les procédures de planification des activités, suivi évaluation et d’établissement des rapports d’activités.
- Les procédures administratives.
- Les procédures financières.
- Les procédures comptables.
- Les procédures d’audit interne et révision.
Ces différentes procédures intègrent selon les contextes, outre l’objet et le champ d’application desdites procédures, la description de dispositions spécifiques, de règles de gestion, des activités et tâches, l’interaction entre les acteurs concernés ainsi que les documents faisant l’objet de traitements.
Les procédures décrites dans le manuel ont été élaborées dans le contexte de l’environnement qui prévalait au moment de leur élaboration. Ces procédures ne sont pas figées et peuvent donner lieu à une révision, suivant l’évolution de l’environnement interne ou externe du CICC, entre autres au regard des aspects suivants :
- Changements majeurs dans le dispositif institutionnel du CICC.
- Changements majeurs dans la structure organisationnelle et opérationnelle du CICC ;
- Changements dans les dispositions légales et règlementaires, notamment les traités et accords internationaux.